H-3 weeks : Technical Meeting

Akhirnya sampai juga menghitung minggu bukan bulan lagi. Nah waktu H-1 bulanan WO sudah mulai mengarrange waktu utk technical meeting, dimana TMnya, dan siapa aja pesertanya hahaha. TM ini menurut aku seperti meeting evaluasi. Waktu TM ngapain aja sih? Apa aja pertanyaan yang harus kita siapkan buat TM. Disini aku sharing ttg TM ku kemarin, so lets start!

Waktu : 11 Feb 2016

Jangan harap bs TM waktu weekend yah sista sekalian, ga bakal bisa karena semua vendor pasti sibuk dengan job dilapangan masing2.

Tempat : The Palms (venue kalian)

Pesertanya dan garis besar pembahasan mereka :

1. Banquet aka org gedung : The Palms dengan ci Poula dan pak Endang, marketing kita dan kepala operasional gedung. Nanti mereka menyiapkan sketsa denah pada hari H. Dimana saja penempatan panggung, layar, panggung MC, buffet tengah, pondokan dan lain2. Juga nanti marketing gdg listing semua data. So far utk tgl 5 maret baru ak aja capengnya hahaha. Berita ini disambut bahagia oleh semua vendor terutama dekor dan wo hahahaha. Oh iya disini juga akan ditanyakan siapa penanggung jawab catering dan angpao dr pihak keluarga.

2. Catering : Adhika catering dengan pak Wawan karena bu Ning yg biasa handle aku sudah resign, snack biasa disediakan oleh mereka tapi utk amannya confirm dl dr awal ttg ini dengan vendor catering kalian. Disini catering ga cuma bahas soal menu dan porsi tapi mereka juga yg menyiapkan meja utk di venue, misalkan meja penerima angpao didpn yg biasa dipakai utk menaruh souvenir atau meja utk menaruh photo gallery.

3. Dekor : Lili Vicky Decoration dengan ci Yuli, sudah pasti membahas apa aja items2 yg digunakan utk acara kita dan jam brp mereka selesai mendekor venue. Untungnya utk Lili Vicky terkenal cepat selesai, bahkan rencananya dr hari jumat sudah mulai menyiapkan dekornya. Jam brp florist harus sudah ready HB mlmnya. HB lempar juga disiapkan dari lili vicky. Cita2 memang mau lempar hb bukan boneka hahaha

4. Liputan : Imperial Photohraphy dengan ko Lukman dan Kevin, kepastian spare waktu yg diberikan utk mereka dari run down yg diarrange WO.

5. Entertainment : David ent dengan Anas dan Denny, bahas ttg flow acara, song list, apa lagu entrance utk keluarga dan pengantin, alat music apa aja yg digunakan jg hrs di confirm dgn gedung karena akan menentukan seberapa besar panggung yg disediakan utk mereka.

6. WO : Bridget dengan ci Yulia, yg mengatur jalannya TM dan mencatat apa aja yg hrs mereka siapkan dan kerjakan pada hari H. Ampe diabsen 1 per 1 pesertanya.

Nahhh jgn ditanya brp lama waktunya, karena beda2 tergantung brp byk yg dibahas. Kemarin TM ku kurang lebih 4 jam an. Fun sih ngikutin TM karena vendor2nya juga pd ga kaku jadi ga bosen ngikutin meetingnya dan yg paling penting mau membantu, bahkan bs bantu nego tambahan dengan sesama vendor hahahaha.

Ini listing peer tambahan buat kami:

- Confirm dpt tambahan bonus early dinner jd 50 porsi ke bu rohani. Klo ga bs berarti prepare nasi box kekurangannya. 

Sukses bs dpt tambahan dari 30 porsi ke 50 porsi dan free 1 menu ayam kungpao 30 porsi karena papa heidy ga bs makan sapi.

- Beli sparkling wine 2 botol utk wedding toast tamu. Bukan yg utk dituang yah. Yg dituang disediakan dari the palms tapi gelasnya dari catering.

- Beli buah jeruk kecil 2 dus, anggur 3 warna @ 2 dus. Totalan harus 10 dus, pesan ke duta buah palem bs lgsg antar ke the palms. Jam 4 hrs sdh diantar. Penerima org catering atau security the palms.

- Siapin kantong hitam utk tmpt angpao 4 pcs.

- Gembok dari the palms. Yang kuncinya hanya dipegang penanggung jawab angpao dr keluarga.

- Buku tamu free 4 pcs, sudah ada di ci yulia.

- Free parking dpt 20 pcs dikasih pas hari H. Diberikan kekeluarga pas setelah teapai. Bentuknya sticker.

- Ac ruangan resepsi sdh dinyalakan 2 jam sblm acara. Jadi ga panas pas tamu masuk.

- Ruangan VIP diberikan 2 ruangan, di daisy 2 dan 3. Daisy 2 utk wo dan liputan utk same day edit. Stand by jam 2 ud di venue. Daisy 3 utk teapai.

- Confirm warna bunga di wedding cake ga boleh ada warna fuschia. Kue harus dtg jam 4.

- Confirm masalah HB dgn ci Ling Hong. Ga boleh ada warna fuschia jg.

- Box angpao ada 4 pcs dengan meja 4pcs dr catering yg akan ditaruh diantara box angpao.

- Stand pigura dari the palms. Batalin dr tracy.

- Peralatan teapai dr wo. Gedung jg menyediakan peralatan teapai kalau wo ga punya.

- Beli aqua botol kecil 2 box ditaruh di mercure. Utk wo dan liputan.

- Makanan utk liputan pagi 6 org(roti), siang 6 org(nasi box) dan mlm 7 org(nasi box). Wo pagi 7 org (roti) dan mlm 7 org(nasi box). Entertainment (nasi box) 12 org. 

- Confirm apakah ada penambahan instrumen jd akustik dan song list tambahan dgn annas david ent.

- Semua perlengkapan souvenir etc drop di mercure H-1

- Foto pigura kecil min 10 foto dan diberikan ke vendor dekor pada saat hari H sblm jam 4 oleh wo.

- Foto sebyk 60 pcs utk content video klip discreen.

Banyak yah peernya wkwkwkwkw. Dan ud mulai ribet juga.

Me,

Sleepy Heici